Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

• * Выполнение личных поручений руководителя.

  * Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.

  * Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.

  * Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.

  * Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.

  * Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.

  * Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени.

  * Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.

  * Хозяйственное обеспечение приемной.

  * Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.

  * Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.

  * Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т.п.

  * Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).

  * Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

  * Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.

  * Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.

  * Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора.

  * Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.

  * Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг.техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др.).

  * Работа с посетителями.

  * Чай, кофе для руководства.

  * Работа с текущими и архивными документами.

  * Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы: Bat, Outlook Express).

  * Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).

  * Подготовка документов для гос. организаций.

  * Регистрация счетов в базе; заказ канцелярии.

  * Заказ воды, сладостей.

  * Создание и ведение внутренних приказов.

  * Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.

  * По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

• * Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты.

  * Способность принимать и отвечать за принятые решения.

  * Ответственность.

  * Внимательность.

  * Пунктуальность.

  * Доброжелательность.

  * Готовность к ненормированному рабочему дню (крайне редко, отдельно оплачивается).

  * Исполнительность.

  * Аккуратность.

  * Внимание к деталям.

  * Высшее образование в области делопроизводства и филологии.

  * Пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет, почтовые программы

  * Опыт работы с руководителем высшего звена, средней или крупной компании не менее 1 года.

  * Умение вести деловую переписку

  * Гибкость и стрессоустойчивость.

  * Системность, аккуратность, детальность.

  * Вам можно доверять и на вас можно рассчитывать, несмотря ни на что.

  * Вам не надо повторять два раза.

  * Вы быстро излагаете свои мысли и задаете вопросы, если нужно.

  * Конструктивно принимаете обратную связь и делаете выводы.

  * Отвечать на письма и смс быстро.

  * По всем задачам, всегда назначаете четкий срок, который соблюдается.

  * Вы искреннее желание помочь руководителю.

  * Надежность

  * Поставленные Вам задачи должны быть выполнены в срок.

  * Эмоциональная зрелость.

  * Грамотная устная и письменная речь.

• Социальный пакет
• Сотовая связь
• Своевременная зарплата