Помощница/помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

1. Административное и организационное сопровождение

• Управление календарем: планирование рабочего дня руководителя, организация встреч, звонков и совещаний.

• Трэвел-поддержка (Travel management): бронирование билетов, отелей, трансферов, оформление виз и страховок для руководителя и гостей компании.

• Прием гостей и партнеров: организация приема посетителей, заказ напитков, подготовка переговорных комнат.

• Жизнеобеспечение приемной / офиса руководителя: заказ канцелярии, воды, контрольное наблюдение за порядком.

• 2. Коммуникации и документация

• Работа с корреспонденцией: сортировка входящих писем, звонков и сообщений, распределение по приоритетам.

• Делопроизводство: составление официальных писем, приказов, распоряжений, протоколирование совещаний (Minutes of Meeting) и контроль исполнения решений.

• Переводы: письменный и устный перевод документов и материалов (русский, узбекский, английский языки — укажите нужные).

• Сбор и аналитика информации: подготовка аналитических справок, отчетов и презентаций по запросу руководителя.

• 3. Координация задач и контроль проектов

• Контроль поручений: мониторинг выполнения задач сотрудниками компании по поручению руководителя.

• Взаимодействие с подразделениями: координация работы между руководителем и руководителями отделов.

• Участие в проектах: выполнение личных и операционных поручений руководителя в рамках текущих проектов.

• 4. Личные поручения (Personal Assistant)

  (Указывается, если от ассистента требуется помощь в нерабочих вопросах)

• Выполнение личных поручений руководителя (заказ билетов для семьи, бронирование ресторанов, организация личных поездок, покупка подарков).

• 1. Языковые навыки

  Свободный русский язык: отличная грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.

• Узбекский язык: свободный или деловой уровень (для взаимодействия с государственными органами, местными партнерами и подрядчиками).

• Английский язык: уровень Upper-Intermediate / Advanced (для международной переписки, бронирований, устных переводов и приема иностранных гостей).

• Опыт работы: от 3–6 лет на позиции ассистента руководителя, секретаря, бизнес-помощника или менеджера по коммуникациям.

• Пакет MS Office / Google Docs: уверенный пользователь Word, Excel (таблицы, базовые формулы, графики) и PowerPoint / Keynote (создание аккуратных презентаций).

• Делопроизводство и протокол: знание правил оформления официальных писем, приказов, правил ведения протокола встреч (Minutes of Meeting).

• Навыки Travel-менеджмента: опыт бронирования сложных маршрутов, отелей, оформления виз и VIP-обслуживания.

• Цифровая грамотность: умение работать с таск-менеджерами (Asana, Trello, Notion, Jira), мессенджерами (Telegram, WhatsApp) и календарями (Google Calendar, Outlook).

• 3. Гибкие навыки и личные качества (Soft Skills)

• Высокий уровень автономии: умение решать задачи самостоятельно, не запрашивая инструкций по каждому шагу.

• Приоритизация и многозадачность: способность вести 5–10 параллельных задач, быстро переключаться и соблюдать дедлайны.

• Стрессоустойчивость и гибкость: готовность к быстро меняющимся планам руководителя и форс-мажорным ситуациям.

• Соблюдение конфиденциальности: гарантированное сохранение коммерческой и личной тайны.

• Этика и эмоциональный интеллект: дипломатичность, презентабельный внешний вид, умение находить подход к людям разного уровня.

• 2. Профессиональные и hard skills

• Официальное трудоустройство: оформление по ТК РУз (Трудовому кодексу Республики Узбекистан) с первого дня.

• Заработная плата: фиксированный оклад + возможные премии

• Корпоративная связь: оплата мобильной связи, предоставление рабочего смартфона/ноутбука.

• Питание: обеды за счет компании / наличие оборудованной кухни с кофе, чаем, фруктами и снеками.